In de paragraaf bedrijfsvoering licht het gemeentebestuur het voorgenomen beleid toe op het gebied van de PIOFACH-taken. PIOFACH staat voor personeel, informatievoorziening, (juridische zaken), financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting. Globaal gezegd zijn het de taken die nodig zijn om de gemeente als organisatie te laten functioneren.
Nieuwe organisatie: de basis op orde
Als gevolg van de ontvlechting van werkorganisatie Duivenvoorde is Wassenaar sinds 1 september 2021 weer zelf verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringstaken. Het jaar 2022 zal in het teken staan van het bouwen en stroomlijnen van de eigen Wassenaarse organisatie. Er zal worden gebouwd aan een gemeentelijke organisatie die goed bereikbaar is voor inwoners, organisaties en ondernemers en die dienstverlening hoog in het vaandel heeft. Een organisatie die het mogelijk maakt dat bestuur, organisatie, inwoners, maatschappelijke instellingen en ondernemers daadwerkelijk in verbinding staan met elkaar en waarin we samen werken aan maatschappelijke opgaven. Ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid.
Gastheerschap
De colleges van Voorschoten en Wassenaar hebben besloten om de samenwerking tussen de gemeenten voor te zetten op het gebied van Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), Informatievoorziening & Automatisering (I&A) en Post & Archief (P&A). De taken op het gebied van MO zijn ondergebracht bij Voorschoten, de overig genoemde taken (I&A en P&A) zijn ondergebracht bij de gemeente Wassenaar.
Opbouw en ontwikkeling Wassenaarse organisatie
Vanaf de start van de Wassenaarse organisatie zal worden geïnvesteerd in vakkennis en hoe we met elkaar werken. Hierbij zal ook gebruik worden gemaakt van de kennis en ervaring van inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners in de regio. Om alle medewerkers goed te laten starten, is er een “onboardingtraject” gestart. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de app Appical. Daarmee zorgen we ervoor dat alle medewerkers goed geïnformeerd zijn en zonder problemen aan de slag kunnen. Ook in 2022 blijft de app ingezet worden om de eerste werkdag en werkweken van nieuwe medewerkers een stuk makkelijker te maken. In een aantal weken leren de medewerkers via Appical Wassenaar (nog) beter kennen. Van wetenswaardigheden over het dorp tot nuttige informatie over de nieuwe organisatie. Daarbij staan verbinding, leren en plezier centraal.
Om nieuwe medewerkers te helpen om te blijven leren en ontwikkelen, is een nieuw digitaal leerplatform ingericht: de Wassenaar Academie. Daar vinden medewerkers de tools om zich te ontwikkelen, zowel op persoonlijk als op professioneel gebied. Dit kan aan de hand van e-learnings, quick-learnings, “live” trainingen en persoonlijke leerpaden. Het aanbod sluit perfect aan bij waar we in Wassenaar aan werken, met e-learnings als “Opgavegericht werken in de gemeente”, “coachend leidinggeven” en “klantgericht werken”.
De nieuwe organisatie gaat opgavegericht werken, waarbij de opgaven uit Wassenaar 2030 het uitgangspunt vormen voor de gemeentelijke werkagenda. Dit past bij de huidige en toekomstige samenleving en wat van een gemeente mag worden verwacht. Het is een leertraject voor organisatie, bestuur en de Wassenaarse gemeenschap.
Om met de organisatie op volle sterkte te komen, is het van belang om de openstaande vacatures te vervullen. Goede arbeidsmarktcommunicatie speelt daarin een belangrijke rol. In de zomer van 2021 is een nieuw beeldmerk voor de arbeidsmarktcommunicatie ontwikkeld en in september 2021 is de nieuwe website WerkenvoorWassenaar.nl gelanceerd. Ook in 2022 zal goede arbeidsmarktcommunicatie worden ingezet om de openstaande vacatures te vervullen.
Met al deze ontwikkelingen samen, zorgen we voor een professionele en toekomstbestendige organisatie waarin de opgaven van Wassenaar met enthousiasme en daadkracht worden opgepakt!
Nieuwe huisvesting
Het opbouwteam Wassenaar gaat aan de slag met hoe er wordt omgegaan met het thuiswerken/ hybride werken en hoe we zorgen voor een toekomstige huisvesting. Een juiste mix van verschillende soorten werkplekken is belangrijk en moet aansluiten bij de organisatievisie van Wassenaar en de behoeften van de medewerkers. Een analyse van de werkactiviteiten is vereist zodat de juiste keuze kan worden gemaakt bij de inrichting van taakgerichte werkplekken. In 2022 zal de gewenste huisvesting verder worden ontwikkeld. Hierbij zal raadhuis de Paauw als bestuurscentrum veel meer een prominente rol krijgen.
Rechtmatigheidsverklaring
Vanaf het controlejaar 2022 zal niet langer de accountant maar het College verantwoording afleggen over rechtmatigheid. Deze verantwoording zal steunen op de verbijzonderde interne controle (VIC). De VIC toetst of de maatregelen van interne controle in de financiële processen goed werken en wordt gebruikt om de kwaliteit van deze processen te verbeteren. Het opstellen en uitvoeren van de VIC wordt vanaf 2020 door de ambtelijke organisatie uitgevoerd. De controlerend accountant maakt voor haar controle gebruik van de VIC-werkzaamheden en de bevindingen die daaruit volgen.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen
tussen de gemeenteraad en het College over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de
kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.